Le choix d’un logiciel pour encadrer et piloter ses actions de prévention des risques professionnels est de plus en plus répandu au sein d’entreprises. Néanmoins, si l’on se réfère à la 3ème édition du baromètre de la gestion des risques professionnels (réalisé par Atequacy et le cabinet Singer Avocats), seules 65% des entreprises disposent d’un outil de gestion des AT/MP et des risques professionnels. Parmi ces entreprises 53% travaillent avec un tableur Excel, 25% avec un logiciel de prévention, et enfin 22% avec un logiciel de comptabilité/RH.
Logiciel QHSE
Un tableur Excel est a priori une solution très économique à court terme,et vous permettre d’obtenir rapidement un suivi de vos actions et des indicateurs clés. Néanmoins, est-ce une solution idéale à long terme ? Le champ d’action des responsables HSE n’est-il pas limité par ce type d’outil ? Quels avantages un logiciel dédié pourrait-il vous apporter ? Voici 10 bonnes raison d’opter pour un logiciel HSE :
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Centraliser et partager vos informations en temps réel
Un logiciel HSE permet de centraliser toutes vos informations en matière de prévention des risques sur un seul et même support. En partageant l’accès à ces informations à l’ensemble des acteurs impliqués dans la gestion et la prévention des risques professionnels, vous simplifiez le travail en équipe. A la différence d’un tableau Excel où l’actualisation des données en fichier partagé peut être source d’erreur, il est facile de travailler à plusieurs, sur un même projet, via un logiciel. La centralisation des données permise par un logiciel assure l’optimisation du suivi des dossiers.
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Gagner en efficacité pour produire vos reportings
L’un des points fort d’un logiciel HSE, c’est qu’il vous permet d’obtenir en quelques clics des reportings complets et immédiatement exploitables. Cette consolidation de données représente un gain de temps considérable pour les responsables HSE. Parmi les chiffres clés, on retrouve la plus part du temps des indicateurs phares (taux de fréquence, taux de gravité, répartition accidents par risques, par siège des lésions, par unités de travail, pyramides des risques, indicateurs d’évolution des maladies professionnelles…etc.). L’analyse des chiffres et les comparaisons sur certaines périodes sur devient un jeu d’enfant !
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Homogénéiser les process de vos établissements et/ou de vos filiales
Lorsque l’entreprise a de multiples établissements, un logiciel permet d’homogénéiser ses méthodes en matière de suivi et de prévention des risques professionnels. Un seul et même outil en réseau lui permet de compiler facilement les données et d’adopter des « bonnes pratiques » homogènes.
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Faciliter votre prise de décision
Un logiciel HSE vous permet de bénéficier d’indicateurs autour des problématiques liées à votre secteur d’activité. Au-delà de sa structure, un logiciel peut être une véritable aide dans votre réflexion et votre prise de décisions. Certains logiciels vous permettent par exemple de personnaliser des objectifs, ou bien le système de cotation des risques de votre entreprise. Ils donnent alors de précieuses indications sur la marche à suivre et devient votre système de management de la sécurité.
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Décrire précisément les types de risques auxquels vous êtes confrontés
Vous trouverez dans certains logiciels des bases de données déjà renseignées sur les principaux risques liés à votre secteur d’activité : banques de ressources visuelles (photos, pictogrammes, infographies), mais aussi descriptions de certains risques fréquents, etc…
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Délivrer une communication rapide auprès des salariés après un accident
Un bon logiciel HSE doit également accompagner les préventeurs et les responsables HSE dans la communication sur la prévention des risques professionnels. En quelques clics il vous devient possible de réaliser une fiche de poste à afficher sur le lieu d’un accident, ou bien encore des « flash accidents » qui pourront être évoqué lors des « quarts d’heure sécu » de votre entreprise.
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Etre alerté automatiquement sur vos tâches à effectuer
De plus en plus de logiciels HSE offrent la possibilité de mettre en place des alertes emails et des listes de diffusion sur les informations de votre choix. Par exemple, sur les équipement de sécurité à renouveler : mettez en place une alerte e-mail auprès de la personne responsable de la gestion des EPI au sein de votre entreprise ! Cette personnalisation permettra d’accroître votre efficience dans la diffusion des messages au personnel, mais aussi la régularité et la qualité de la veille informationnelle sur les sujets que vous aurez définis en fonction de votre secteur d’activité.
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Tracer et archiver l’ensemble de vos dossiers et vos documents
Contrairement à un tableur Excel, un logiciel HSE vous permet d’archiver l’ensemble des documents lié à la gestion des risques professionnels (Déclaration d’accident du travail, documents liés à votre personnel, livret sécurité, règlement intérieur, attestations de formation, permis de feu, de travail en hauteur, …etc) L’archivage permet de garder une traçabilité complète pour chaque dossier en version dématérialisée.
En bref, un logiciel HSE est un véritable tableau de bord qui vous permet aussi bien : de conduire un audit rapide des mesures entreprises en matière de sécurité ; de contrôler, gérer et adapter en temps réel votre stratégie HSE ; de communiquer sur vos résultats ; ou encore d’intégrer automatiquement des éléments d’analyse nouveaux dans votre Document Unique. Véritable outil d’aide à la prise de décisions, il vous permet d’accroître la performance de votre entreprise.
